texten nedan är en annons
För att följa upp företagets ekonomi har man tidigare ofta vänt sig till sin redovisningskonsult, eller behövt lära sig var och vad man ska kolla på i bokföringsprogrammet som används, något som ofta upplevs som krångligt. En fråga om förfallna kundfakturor, löpande kostnader eller resultat för året jämfört med föregående år kan kräva både flera exporter och manuella sammanställningar för att kunna få en bild över hur det går i verksamheten.
Med en koppling mellan ChatGPT och Fortnox går det istället att ställa frågor direkt i chatten. ChatGPT kan då, inom de behörigheter företaget har godkänt, hämta ut relevanta uppgifter från Fortnox och sammanställa dem i exempelvis tabeller, jämförelser eller grafer.
Det ersätter varken bokföringssystemet eller den löpande redovisningen, men är ett betydligt enklare sätt att få en snabb överblick över företagets ekonomi, eller vilka underlag som saknas till bokföringen.
Vad är en MCP-koppling?
MCP står för Model Context Protocol, och är ett sätt att låta en AI-tjänst ansluta till externa system. Istället för att användaren först exporterar data från Fortnox, laddar upp en fil och förklarar sammanhanget i chatten, kan ChatGPT hämta ut information själv direkt när frågan ställs.
Vad kan man få ut för data via en MCP?
Via en MCP kan du hämta ut fakta som obetalda fakturor, dragningar på banken som saknas underlag eller hur resultatet ser ut för året i verksamheten.
Exakt vilken fakta som går att få ut via MCP-kopplingen beror dock på vilka behörigheter som godkänts när du kopplar bokföringsprogrammet till exempelvis ChatGPT.
Så sätter du upp integrationen – steg för steg
Det finns färdiga lösningar för företag som vill använda ChatGPT med Fortnox utan att bygga en egen integration. Standouts färdiga MCP hjälper dig att koppla ChatGPT till Fortnox, helt tekniska kunskaper eller krångel med API-nycklar.
Uppsättningen görs i tre steg:
- Aktivera licensen i Fortnox: Sök efter ChatGPT från Standout i Fortnox App Market och aktivera appen för det bolag du vill ansluta.
- Aktivera developer mode i ChatGPT: Gå in på inställningar och bocka i developer mode.
- Ange MCP-adressen och godkänn behörigheter: Anslut till Fortnox, logga in och godkänn enbart den åtkomst som behövs för de frågor du vill kunna besvara via kopplingen.
Tjänsten kostar 99 kronor ex. moms per anslutet bolag och månad, och du erbjuds även 30 dagars öppet köp för att prova tjänsten.
Fem frågor att ställa ChatGPT om bolagets ekonomi
Här kommer tips på fem frågor du kan ställa ChatGPT om bolagets bokföring och ekonomi.
1. Vilka kundfakturor har förfallit?
Sen betalning från kunder påverkar likviditeten och tar tid att prioritera om du har många fakturor att hantera. En fråga kan vara:
”Lista alla kundfakturor som har förfallit till betalning. Beräkna totalt utestående belopp per kund, visa hur många dagar som passerat sedan förfallodatum och sortera tabellen efter högsta belopp.”
Kopplingen hämtar de obetalda fakturorna direkt från Fortnox, och ChatGPT kan presentera de i en tydlig tabell för snabb överblick.
2. Vilka leverantörsfakturor bör granskas före attest?
En hög faktura är inte automatiskt felaktig, men den kan vara värd en extra kontroll innan den godkänns. För att hitta avvikelser kan du fråga:
“Visa de fem största leverantörsfakturorna som väntar på attest. Jämför varje belopp med den aktuella leverantörens genomsnittliga fakturabelopp under de senaste sex månaderna och markera avvikelser större än 20 procent.”
3. Hur ser utvecklingen ut för resultat och kostnader över året?
Prognoser för kassaflöde blir snabbt missvisande om de inte tar hänsyn till fakturornas betalningsvillkor. I stället för att summera fordringar och skulder för hand kan du fråga:
“Jämför resultaträkningen för innevarande månad med samma månad förra året. Visa de fem konton eller kostnadsgrupper som har förändrats mest i kronor och procent. Redovisa saldo för båda perioderna.”
4. Hur ser likviditeten ut de kommande veckorna?
En snabb översikt över förväntade in- och utbetalningar kan underlätta prioriteringen av betalningar och kunduppföljning. Fråga exempelvis:
“Summera alla obetalda kund- och leverantörsfakturor som förfaller inom de kommande 30 dagarna. Visa förväntade inbetalningar, utbetalningar och nettoskillnad per kalendervecka. Visa vilka fakturor som ligger bakom respektive summa.”
Kopplingen hämtar ut nödvändiga underlag, och ChatGPT sammanställer hur det ser ut vecka för vecka kommande månad.
5. Kan du visualisera siffrorna i ett diagram?
Ekonomiska förändringar syns ibland tydligare i ett diagram än i en tabell. Standouts Fortnox MCP kan användas för att be ChatGPT rita upp exempelvis omsättning, kostnader, likviditet eller pågående arbete över tid. Ett prompt att köra kan vara:
“Rita ett linjediagram över omsättning och rörelseresultat per månad för de senaste tolv månaderna. Visa också en kort kommentar om vilka månader som avviker mest från perioden”.
Säkerhet och datakontroll
Ekonomidata är känslig affärsinformation. Innan ett företag kopplar Fortnox till en AI-tjänst bör det därför bestämma vilka data som ska kunna hämtas, vilka personer som får använda kopplingen och hur åtkomst kan begränsas eller vid behov återkallas.
I Standouts lösning är det de behörigheter som företaget godkänner i Fortnox som begränsar vilken information ChatGPT kan hämta. Saknas behörighet till en viss datatyp går den inte att hämta ut. Företaget uppger även att anslutningsnycklar till Fortnox lagras krypterat hos dem och inte delas med OpenAI, bolaget bakom ChatGPT.