Fråga
Outlook arkiverar automatiskt gammal e-post. Men det innebär i praktiken att de går förlorade. De är inte längre sökbara. Finns det någon mjukvara eller något sätt att lagra undan gamla e-brev så att jag fortfarande kan söka efter dem men ändå slipper ha 10000+ meddelanden i inkorgen?
Svar
Outlook är faktiskt betydligt fiffigare än så. Arkiveringen skapar nämligen pst-filer, precis samma lagringsmetod som används för dina vanliga, aktuella data. För att kunna söka i en sådan fil är allt du behöver göra att öppna den i Outlook.
Välj Öppna och sedan Outlook-datafil i Arkivmenyn. Bläddra fram den arkivfil du behöver och öppna den. Du hittar den i din mapplista och kan hantera den precis som vanligt.
En bättre metod än att använda Outlooks automatiska arkivering är faktiskt att arkivera själv. Du kan då välja att spara vissa e-postmappar i egna pst-filer och kan dessutom fylla på dem efterhand. På så vis får du arkiven sorterade som du vill ha dem och kan enklare hitta det du letar efter.
Dessutom är det en otymplig metod att spara alla inkomna meddelanden i inkorgen. Sortera dem i stället i egna mappar för bättre överblick. Du kan till och med göra sorteringen automatiskt med hjälp av regler.