Fråga

Jag tackar för en utmärkt tidning, alltid något läsvärt på de flesta nivåer.

Fråga 1. Jag har ett underligt fel. Eller& Nå, eftersom vi har sex datorer brukar jag då och då kopiera pst-filerna från huvuddatorn till en extern hårddisk. Sedan raderar jag de gamla pst filerna i mottagardatorn och för över de senaste från den externa hårddisken, startar och det funkar som det ska. Men när jag ska påbörja ett nytt e-postmeddelande och klickar på ”Till” får jag ett felmeddelande, och när jag klickar på OK får jag ett till.

Outlook hittar inte kontakterna, men de finns om jag klickar på den nedersta blåmarkerade ”Kontakter” och då hittas de av Outlook. Det förefaller som om varje gång jag kopierar in nya pst-filer ökar Kontakter med en enhet. Jag vet att jag lyckades radera alla Kontakter utom den nedersta som gäller, det var emellertid i Outlook 2000. Denna version är 3000 och här går jag bet. Alltså är frågan hur jag raderar de tomma kontakterna.

Fråga 2. Outlook igen. Om jag importerar pst-filer från till ezempel någon mapp jag skapar, alltså inte den som är i Lokala inställningar så funkar detta helt OK. Men om jag tar bort den mappen kommer Outlook att fråga var den finns, irriterande.

Skulle jag lägga en ny mapp i Lokala inställningar med pst-filer och importera därifrån kommer jag till slut att få en massa mappar, alla med filerna Outlook.pst, eller döpa om dem till Outlook1.pst och så vidare. Hur kommer jag runt detta? Kan man slå ihop pst-filer, eller?

Svar

Outlooks pst-filer är lite knepiga och det går inte att bolla med dem hur som helst. Jag använder själv metoden att kopiera en pst-fil mellan två datorer, en stationär och en bärbar. Men Outlook är inte avsett att användas på detta sätt och det är viktigt att inställningarna är exakt desamma i båda datorerna, att pst-filerna har samma namn och att man skriver över den befintliga filen i den mapp den befinner sig. Givetvis måste man också se till att kopiera i rätt riktning – från den dator där programmet senast användes. Annars skrivs ju data över. Hur det kan fungera med sex datorer förstår jag inte.

1) När det gäller denna fråga har jag hittat lite svar hos Microsoft, till exempel detta:

Mina kontakter visas inte i adressboken
Gäller:
Microsoft Office Outlook® 2003

1. Klicka på Kontakter i navigeringsfönstret (navigeringsfönster: Kolumnen på vänster sida i Outlook-fönstret som innehåller olika fönster, till exempel Genvägar och E-post, och genvägarna eller mapparna i varje fönster. Klicka på en mapp om du vill se objekten i mappen.).

2. Högerklicka på den Kontakter-mapp under Mina kontakter som du vill visa i adressboken och klicka sedan på Egenskaper på snabbmenyn.

3. Klicka på fliken Outlook-adressbok och kontrollera att kryssrutan Visa denna mapp som en e-postadressbok är markerad. Om du inte kommer åt kryssrutan måste du lägga till Outlook-adressboken i din profil.

1. Klicka på E-postkonton på Verktyg-menyn.

2. Klicka på Lägg till en ny katalog eller adressbok och klicka på Nästa.

3. Klicka på Lägg till.

4. Klicka på Ytterligare adressböcker och klicka på Nästa.

5. Klicka på Outlook-adressbok och klicka på Nästa.

6. Klicka på OK.

7. Starta om Outlook.

4. Klicka på OK.

Det finns också en hel del hjälp som kan vara användbar i ditt fall på dessa sidor:
http://office.microsoft.com/sv-se/assistance/HP052421351053.aspx
http://office.microsoft.com/sv-se/assistance/HA010900211053.aspx

2) Här förstår jag inte riktigt frågan. Om du importerar en pst-fil via ”Importera och exportera” i Arkiv-menyn så integreras ju uppgifterna med dina befintliga data. Med andra ord är det just slår ihop pst-filer du gör.

Om du däremot i samma meny väljer att öppna en Outlook-datafil, visas den ju under mapprubriken Arkiv-mappar och du kan använda innehållet precis som vanligt ända tills du stänger den igen genom att högerklicka och välja ”Stäng Arkiv-mappar”. Detta är ett utmärkt sätt att komma åt arkiverade pst-data och andra pst-filer som inte används dagligen.

Ett bra sätt att använda Outlook på flera datorer är annars det utmärkta svenska programmet Public Outlook, som ger möjlighet att dela Outlook-information mellan datorer i ett nätverk:
www.outlookstore.se

Skriv ett svar

Skriv din kommentar
Ange ditt namn här